ビジネスメールで返信遅れでお詫び状を送る場合の例文！

電子メールの普及に伴い、社内だけではなく社外の方にもメールでやり取りする機会が増えましたね。

とても便利な電子メールですが、既読にしてそのままうっかり返信を忘れてしまったり、忙しくてつい…ということはありませんか？

郵送だったら、何かの事情で配達が遅れるということもあり得ますが、電子メールではそんなことはあり得ません。

自分のミスがありありと判明してしまうところがツライですね^^;

先方から催促のメールが来てビックリ！…これは冷や汗ものです☆

でも、人間誰しもうっかりしてしまうことはあるものです。

問題はどう対処するかです！

今回は返信が遅れてしまったビジネスメールへのお詫び状の書き方についてお話したいと思います。
 
 

 

先方から催促のメールが来てしまったら

自分が気付くことが一番いいのですが、大概うっかりミスというのは、自分では気が付きにくいものです。

先方から催促のメールが来て、青くなる…ということが多いのではないでしょうか？

これは大変焦ってしまいますが、まずは落ち着いて速やかに対応しましょう。

まず、先方から催促されるということは、何かしらあなたからの回答を待っているということでしょう。

ということは、先方に必要なのはあなたのミスに対する釈明ではなく、回答そのものを待っているはずです。

ですから、謝罪の文章は簡潔に一言添えるのみにして、先方が必要としている回答をきちんと書きましょう。

万一、あたなの返信が遅れたことにより、なんらかのトラブルが発生してしまったような場合は、メールではなく電話で謝罪がベストです。

これはとても掛けづらいと思いますが、先方が起こってしまっている場合はより誠意のある謝罪が必要です。

また、すぐに上司にも報告しましょう。

とても伝えにくいことではありますが、ごまかすとロクな結果にはなりません。

謝罪とその後の対応次第で、先方からあたなへの評価が決まります。

誠意を持って迅速に対処すれば、きっと信頼は回復できますよ(^^)
 
 

 

返信遅れのお詫び状の例文

返信が遅れてしまった場合の例文をいくつかご紹介します。

その時々表現は変わってきますので、状況に合わせて使い分けていただければと思います。

◆遅れた理由を書かない場合

・ご連絡いただいたのに返信が遅れてしまい、大変申し訳ありませんでした。

・多忙につき、返信が遅れてしまいました。大変申し訳ございません。

※文章の最後に「ご連絡が遅くなりまたこと、重ねてお詫び申し上げます。」と付けくわえるとベターです。
 
 
◆問い合わせに対する回答が遅れた場合

・お問い合わせいただいておりました件について、返答を失念しており、大変申し訳ございませんでした。

・至急送付いたしますので、ご査収ください。

・ご返事の遅れましたこと、重ねてお詫び申し上げます。

※資料などの送付が遅れた場合などは、失念していたことをシンプルに詫び、「至急」対応したことを伝え、重ねてお詫びしましょう。
 
 
お詫び状では「うっかり」「忘れていました」と表現するのはＮＧです。

うっかりと忘れられたと思ったら、先方もいい気はしません。

軽んじられていると、悪印象を与えてしまいます。

だからと言って、長々と回りくどい謝罪文を書くのもダメです。

ビジネスですから、内容は丁寧かつシンプルにしましょう。
 
 

今回のまとめ

会社にはお詫び状のマニュアルのようなものが存在すると思います。

状況に合わせてコピペして使うことが多いと思いますが、ここで状況に合わないような例文を使ってしまっては大問題になります☆

くれぐれも気をつけて使ってくださいね！

新入社員の方は、慣れなくてどう書いていいのか迷ってしまうこともあると思います。

特に社外へのお詫び状の場合は、会社の対面もありますからミスの無いよう気をつけましょう。

どうしても不安な場合は先輩に相談するか、チェックしてもらうのもいいと思いますよ！

ミスは誰しも起こしてしまうもの。

社会人としてその後の対処をしっかりとしていきたいものですね！
 
 

 

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